ESF

ESF steun voor ‘Ontwikkeling Loopbaanbeleid en Instrumenten voor invulling nieuw organisatiemodel Pallion’. Project 8271.

Het Europees Sociaal Fonds (ESF) en het Vlaams Cofinancierings-fonds (VCF) stellen middelen ter beschikking aan organisaties die zich inzetten voor meer en betere jobs voor meer mensen. Ons project ‘Ontwikkeling Loopbaanbeleid en Instrumenten voor invulling nieuw organisatiemodel Pallion’ kan rekenen op een financiële steun van 54 436,92 euro.

In het projectvoorstel schreven we het volgende: “De blauwdruk van het toekomstige organisatiemodel en de bijhorende besturings-structuur vraagt verdere uitwerking, vooral op het micro-niveau van de teams en op een manier die zorgt voor een structurele inbedding in onze werking door middel van beleidsinstrumenten en een concreet afsprakenkader dat verder invulling geeft aan ons HR-beleid.”

Daartoe definieerden we in het projectvoorstel:

• Het proces: een planning met workshops met het team, interne werkgroepen en intervisie/coaching.
• Op te leveren producten/deliverables.

Op beide vlakken hebben we enerzijds cruciale elementen gerealiseerd, en anderzijds ook in de loop van het traject bijgestuurd door voortschrijdend inzicht.

Projectomschrijving

In 2018 zette Pallion het langlopende teamtraject, dat in 2016 startte, verder in co-creatie met de Raad van Bestuur en onder begeleiding van een externe coach. In 2017 werkten we intern aan het herschrijven van de missie en de visie. In 2018 kenden deze inspanningen een vervolg. De missie, de visie en de waarden werden geconcretiseerd en gevalideerd. De organisatiestructuur werd geanalyseerd: ‘Wat is goede dienstverlening en hoe geven we deze vorm?’, ‘Waar liggen de verantwoordelijkheden?’, ‘Welke besturingsstructuur wensen we?’.

Deze denkoefening resulteerde in een concept dat we wensen te operationaliseren door de invoering van beleidsinstrumenten, duidelijke afspraken op HR-gebied en teamtools zodat de implementatie de komende jaren kan verder bouwen op een degelijke basis.

Dit project loopt van 01/02/2019 tot 31/01/2020 en we krijgen hiervoor de aanzienlijke steun van 21 774,77 euro vanuit ESF en 32 662,15 euro vanuit het VCF.

Wij onderscheiden volgende uitdagingen in onze organisatie:

• De werkbaarheid van ons werk verhogen: palliatieve zorg bieden met veel aandacht voor het welzijn van de eigen medewerkers.
• De instroom en ontwikkeling van nieuwe medewerkers ondersteunen met een helder competentiebeleid, coaching en jobinhoudelijke verduidelijking.
• De nieuwe regionale structuur ondersteunen door een verandering van onze werkwijze, die gedragen is door alle medewerkers.

Hoe?

Het nieuwe organisatie- en besturingsmodel binnen Pallion zal een grote impact hebben en is bovendien een domein dat ons niet eigen is. Bijgevolg voelen we de nood aan ondersteuning en inschakeling van experten om dit alles te implementeren, te begeleiden en te evalueren, zowel inhoudelijk als praktisch.

In 2019 hebben we workshops en werkgroepen geïntroduceerd om structurele oplossingen te bieden voor volgende knelpunten en uitdagingen:

• Het in 2018 ontworpen organisatiemodel moet landen in het team en ingebed worden in de werking.
• De coördinator is overladen met interne en externe taken en de afhankelijkheid van het team van die coördinator is groot.
• De fysieke werkplek: de verhuis naar een nieuwe locatie biedt kansen om enerzijds de kantooromgeving zo goed mogelijk te organiseren in functie van efficiënt teamwerk, en anderzijds een policy rond tijd- en plaatsonafhankelijk werken te ontwikkelen met het oog op een goede work-life balance.
• Het uitvoerend werk is erg belastend door de aard van de job in contact met het lijden van mensen. Het risico op burn-out is groot en leidt vaak tot een vroegtijdige uitstroom.

Proces/Deliverables

In het project herzien wij onze werking volgens de principes van de innovatieve arbeidsorganisaties. Er worden acties opgezet op het gebied van team-ontwikkeling, ontwikkeling van een visie op coachend leiderschap, vormgeven aan een beleid op vlak van tijd- en plaatsonafhankelijk werken en jobinhoudelijke workshops.

In februari organiseerden we een startdag met het volledige team. Enerzijds was er ruimte om het ESF-traject te kaderen, op te starten en vorm te geven. Zo konden de medewerkers zich kandidaat stellen voor thema’s waarrond er nagedacht en gewerkt moest worden. Anderzijds maakten we er ook een teamcharter met concrete afspraken over de samenwerking in het team en ontwikkelden we een aantal concrete acties.

In het voorjaar werkten we rond de kantoorinrichting van onze nieuwe werkplek op het provinciehuis. Daartoe organiseerden we een workshop met het volledige team die enerzijds leidde tot afspraken voor een goede samenwerking en anderzijds tot praktische keuzes betreffende het organiseren van de lokalen, met het oog op efficiënt teamwerk.

De workshop rond competenties stond in mei op het programma, voor elke functie werd een competentiematrix ontwikkeld.

Gelijktijdig werkten we in twee workshops met het intern bestuur aan gedeeld leiderschap: we formuleerden de gezamenlijke opdracht van het intern bestuur en de definiëring van de verschillende rollen daarbinnen.

We ontwierpen een huishoudelijk reglement voor de praktische werking en het overleg van het intern bestuur en een beleidsplanning voor 2019, die ook als model geldt voor de toekomst en intussen ook werd opgesteld voor 2020. De beleidsplanning is een belangrijk document om richting te geven aan een werking die prioriteiten stelt, aanleiding geeft tot een gesprek met het team, medewerkers de kans geeft aan te sluiten bij werkgroepen enzoverder. In een samenvattend document werden deze elementen gebundeld tot de voorstelling van de nieuwe organisatiestructuur en -strategie die we vanaf nu hanteren. Verder ging het intern bestuur aan de slag met de hervorming van de patiëntenbespreking.

Een werkgroep werkte de reeds bestaande onthaalprocedure voor nieuwe medewerkers verder uit. Naast een administratief onthaal werd er ook werk gemaakt van een inlooptraject/aanvangsbegeleiding voor nieuwe medewerkers met een duidelijke leerlijn en mijlpalen. Bijkomend werkte deze werkgroep ook een nieuwe selectieprocedure uit voor de aanwerving van nieuwe medewerkers.

In 2020 zal er nog werk gemaakt worden van een standaardbepaling rond zorg. Om het traject af te sluiten zal er eveneens nog een teammoment georganiseerd worden waar dat het overzicht van het hele traject, inclusief alle deliverables, getoond zal worden. Dit is belangrijk om enerzijds de realisaties zichtbaar te maken en anderzijds om het traject te evalueren.

Pallion Palliatieve thuiszorg equipe in Limburg ontvangt steun van ESF